De receptiebewaker, eerste aanspreekpunt van uw gebouw
Een bezoeker vormt zich een beeld van uw organisatie zodra hij binnenstapt. De receptiebewaker is dat eerste aanspreekpunt: hij ontvangt, wijst de weg, geeft informatie en controleert tegelijk wie het gebouw binnenkomt.
In Brussel is die rol bijzonder gegeerd in kantoorgebouwen in de Europese wijk en de Noordwijk, hoofdkantoren rond de Louizalaan, businesscenters, residenties met conciërgedienst of gebouwen met een gevarieerd publiek. In een internationale stad weten onze agenten bezoekers van overal te ontvangen met professionaliteit en warmte.
Onze aanpak weerspiegelt het DNA van OWL Security: de mens centraal, zonder ooit de waakzaamheid te laten verslappen.
Een goede onthaalbewaker bespaart iedereen tijd. Bezoekers worden snel geholpen, uw medewerkers worden verwittigd wanneer hun gasten aankomen, koeriers weten waar ze zich moeten aanmelden en onbevoegden worden opgemerkt voor ze de verdiepingen bereiken. Deze functie combineert twee beroepen die elkaar versterken: klantgerichtheid en een veiligheidsreflex.
Uitmuntend onthaal: uw imago vertegenwoordigen
Onze receptiebewakers zijn opgeleid om uw organisatie met stijl te vertegenwoordigen en tegelijk een veilige omgeving te bewaren.
- Onthaal van bezoekers en registratieprocedures, volgens uw interne regels.
- Doorverwijzing naar de juiste verdieping, dienst of vergaderzaal.
- Heldere communicatie met de gebruikers, het personeel en het gebouwbeheer.
- Discrete waakzaamheid bij ongewoon gedrag en een rustige aanpak van delicate situaties.
- Verzorgde kledij en houding, in lijn met het imago van uw bedrijf.
De-escalatie maakt deel uit van hun opleiding: bij een ontevreden of aandringende bezoeker blijft de agent kalm, gaat hij in gesprek en past hij de regels tactvol toe.
Praktische toegangsprotocollen voor elke dag
Toegangscontrole moet nauwgezet zijn zonder een rem te worden. Samen met u voeren we procedures in die eenvoudig te volgen zijn voor uw teams en uw bezoekers.
- Identiteitscontrole van bezoekers en leveranciers, volgens de vastgelegde regels.
- Uitreiking en beheer van badges, toepassing van het toegangsbeleid per zone.
- Bijhouden van het bezoekersregister en opvolging van wie in- en uitgaat.
- Coördinatie van pakjes en leveringen: ontvangst, registratie, overhandiging aan de bestemmelingen.
- Afstemming met het gebouwbeheer en, indien van toepassing, met de camerabewaking of het toegangscontrolesysteem dat er al is.
OWL Security installeert geen badge- of camerasystemen; onze agenten werken met de hulpmiddelen waarover uw gebouw al beschikt.
Die procedures schrijven we uit bij de start van de opdracht, op basis van een audit van het gebouw: aantal ingangen, gebruikers, soorten bezoekers, zones met beperkte toegang, uren. Ze worden gebundeld in duidelijke postinstructies, die elke agent op dezelfde manier toepast. Verandert er iets, zoals een nieuwe huurder of andere openingsuren, dan werkt uw aanspreekpunt de instructies samen met u bij.
Ondersteuning van de bedrijfscontinuïteit en incidentbeheer
Bij een probleem handelt de receptiebewaker snel en documenteert hij helder, zodat uw directie over de juiste informatie beschikt.
- Reactie op noodsituaties en escalatie volgens een vaste procedure: alarm, onwel worden, indringing, evacuatie.
- Duidelijke overdracht tussen agenten en een bijgewerkt logboek.
- Incidentrapporten met tijdsregistratie, bezorgd aan uw aanspreekpunt.
- Ondersteuning op drukke momenten: belangrijke vergaderingen, opendeurdagen, interne evenementen.
Zoals bij al onze diensten volgt een vast aanspreekpunt (SPOC) uw dossier op, regelt het vervangingen en evalueert het samen met u regelmatig de dienstverlening.
Onthaal en beveiliging: een geregelde opdracht
Wanneer het onthaal ook toezicht of toegangscontrole omvat, valt het onder het kader van de private veiligheid in België. De wet van 2 oktober 2017 tot regeling van de private en bijzondere veiligheid bepaalt onder meer dat de onderneming een vergunning moet hebben van de FOD Binnenlandse Zaken en dat de agenten aan opleidingsvoorwaarden moeten voldoen en over een identificatiekaart moeten beschikken. Voor de details van die verplichtingen raden we u aan de officiële teksten te raadplegen.
Onze agenten zijn opgeleid en gecertificeerd en worden permanent bijgeschoold. Ze kennen de grenzen van hun opdracht en weten wanneer ze moeten doorgeven aan de directie of de overheden.
OWL Security is een 100 % Belgische onderneming, gevestigd in Dilbeek, aan de rand van Brussel, met meer dan 15 jaar ervaring. Ons kantoor is bereikbaar van maandag tot vrijdag van 9 tot 18 uur, en voor noodgevallen zijn we 24/7 beschikbaar. Zo houdt u rechtstreeks contact met een team dat uw gebouw en uw verwachtingen kent.
Kantoren, residenties en instellingen in de 19 gemeenten
We leveren receptiebewakers in het hele Brussels Hoofdstedelijk Gewest, onder meer in Brussel-Stad, in Etterbeek of in Sint-Lambrechts-Woluwe. Buiten de openingsuren kan statische bewaking ’s nachts het overnemen.
Voor uw seminaries en recepties kunnen onze receptiebewakers ook een opzet voor evenementenbeveiliging aanvullen.
Zoekt u een receptiebewaker voor uw gebouw? Vraag een gratis en vrijblijvende analyse aan, met een antwoord binnen 24 uur. Neem contact op of bel 02 880 59 19.
